In Agenturen ist der Trieb zum „Selbermachen“ für gewöhnlich groß. Doch wie viel produktiver könntest du sein, wenn deine Agentur für einige Aufgaben externe Dienstleiter heranziehen würde? Sinkende Personalkosten, zusätzliche Kapazitäten und die Expertise externer Profis – wer Aufgaben auslagert, profitiert auf mehreren Ebenen und arbeitet letztlich effektiver. Allerdings eignet sich nicht jede Aufgabe fürs Outsourcing. Von C wie Crowd bis O wie Out: Welche Aufgaben Agenturen outsourcen können und welche Tools und Plattformen sich dafür eignen, erfährst du hier.

Outsourcing, ja oder nein? 

Eines vorweg: „Alles muss raus“ ist hier nicht die richtige Herangehensweise. Stattdessen solltest du abwägen, wo die Kernkompetenzen deiner Agentur liegen (→ diese solltest du „inhouse” halten) und welche Aufgaben zusätzlich im Tagesgeschäft anfallen (→ also ausgelagert werden können). Im Allgemeinen lassen sich Aufgaben auslagern, die…

  • zeitaufwendig sind und nur geringe Kompetenzen erfordern;
  • zeitaufwendig sind und fachfremde Kompetenzen erfordern;
  • sich sehr günstig auslagern lassen.

Das Für und Wider, ob du einzelne Aufgaben auslagern solltest, kannst du mit einem Kriterienkatalog bewerten. Das wird dir dabei helfen, eine fundierte Entscheidung zu treffen. So könnte dein Bewertungskatalog aussehen:

Outsourcing ja oder nein Grafik

Deine Antworten liegen bei einer Aufgabe überwiegend auf der grünen Seite? Dann bist du bereit für den nächsten Schritt. Betrachte den Prozess, der mit dem Outsourcing verbunden sein wird. Hierzu gehören neben der konkreten Aufgaben-Auswahl auch die Vertragsgestaltung, Ergebnis-Bewertung und das Ende der Zusammenarbeit. Überlege dir, wie du die einzelnen Schritte in deine bestehenden Abläufe integrieren könntest und besprich alle aufkommenden Fragen mit deinem Team.

Nun kannst du die einzelnen Aufgaben, die für eine Auslagerung in Frage kommen, näher beleuchten und entscheiden, welche Form des Outsourcing du nutzen möchtest. Hierfür liefern wir dir im Folgenden die besten Tipps für jeden einzelnen Bereich deiner Agentur.

  1. IT, Software und Technisches
  2. Organisation und Büro
  3. Social Media
  4. Talentakquise
  5. Content
  6. Design
  7. Buchhaltung

1. IT, Software und Technisches

Illustration von enodeer

Viele Agenturen haben schlicht zu wenig Kapazität und Expertise, um Kundenbedürfnisse hinsichtlich Software und Technik abdecken zu können. Projekt-Stau und frustrierte Mitarbeiter sind so vorprogrammiert.

Da kann kompetente Unterstützung von außen wahre Wunder wirken. Ein Beispiel: Die Kernkompetenz deiner Agentur liegt nicht in der Software-Entwicklung. Bei deinen Kunden besteht allerdings trotzdem erhöhter Web- oder App-Bedarf. In diesem Fall kannst du dir einen freiberuflichen Developer an Bord holen, der künftig auch in diesen Bereichen erstklassige Ergebnisse liefert.

Anders sieht es aus bei internen IT-Aufgaben. Hier solltest du dich fragen, ob der betreffende Teilbereich inhouse nicht besser aufgehoben ist. So bringt das Outsourcing deiner gut laufenden Datenverarbeitung beispielsweise wenig, wenn diese intern in kompetenten Händen liegt. Zeitfressende und standardisierte Aufgaben kannst du hingegen guten Gewissens auslagern, ebenso wie Projekte, die deine interne Expertise übersteigen. 

Am besten gelingt das mit internationalen Plattformen wie gun.io, talent.io oder hired.com. Hier findest du erfahrene Freelancer aus den Bereichen Software-Entwicklung, IT-Support sowie Android-, PHP- und Java-Entwicklung, die bereits erfolgreich für andere Unternehmen gearbeitet haben.

2. Organisation und Büro

Illustration von enodeer

Von der Organisation wichtiger Meetings über eingehende Telefonate bis hin zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter: Wer für die Organisation einer Agentur verantwortlich ist, hat viel zu tun. Dabei können vor allem kleine Aufgaben für reichlich Frustration sorgen.

Outsourcing ist hier also dementsprechend verlockend. Allerdings gilt: Wer in seiner Agentur stets den Überblick über Mitarbeiter, Büro und Co. behält, stärkt auch den Zusammenhalt seines Teams. Prägende Abläufe wie das Onboarding sollten daher unbedingt intern abgewickelt werden. Aufgaben wie Telefon- und Putzdienste bieten sich fürs Outsourcing an, jedoch solltest du externe Mitarbeiter hier genau auswählen. Zusätzlich kannst du die Koordination deiner Meetings und die Organisation deiner E-Mails an einen virtuellen Assistenten outsourcen und dir dadurch Zeit für andere Aufgaben verschaffen. 

Freelancer für diese und andere Tätigkeiten findest du auf spezialisierten Plattformen wie Upwork oder Helpling. Alternativ dazu kannst du mit verschiedenen Diensten Zeit bei kleinen organisatorischen Aufgaben sparen. So hast du die Möglichkeit, einen Cateringdienst für Kundentermine zu engagieren oder über Spacebase passende Meetingräume zu finden. Den Druck deiner Visitenkarten kannst du über Vistaprint abwickeln und die Lieferung wichtiger Unterlagen erledigen die Fahrradkuriere von messenger für dich.

3. Social Media

Illustration von enodeer

Wer heute mit seiner Agentur durchstarten möchte, kommt an sozialen Medien nicht mehr vorbei.

Viele Agenturen sind absolute Social-Media-Profis und verzichten daher auf die Auslagerung ihrer Aktivitäten auf Facebook, Twitter & Co. Und das ist vollkommen in Ordnung. Denn in den sozialen Medien sind vor allem jene Firmen authentisch, die durch interne Mitarbeiter mit großem Insiderwissen repräsentiert werden. Wer nah am (und im) Unternehmen ist, kann schließlich die beste Bindung zum heißgeliebten Publikum aufbauen.

Sind die eigenen Kapazitäten trotzdem mal erschöpft, kannst du deinen internen Experten mit den passenden Tools Freiraum verschaffen. Posts lassen sich über Buffer oder Hootsuite beispielsweise mehrere Tage im Voraus planen und veröffentlichen.

Auf Kundenseite gibt es oftmals besonders hohen Social Media-Bedarf. Vielleicht liefert deine Agentur Kunden bereits die perfekte Social Media-Strategie, aber dir fehlt die Kapazität, um ihnen eine stetige Rundum-Betreuung der Kanäle anbieten zu können. Hier kannst du auf freiberufliche Social Media Manager zurückgreifen, die deine Strategie umsetzen. Darüber hinaus kannst du Bereiche wie das Texten ausgewählten Freelance-Copywritern überlassen. Deren Arbeit solltest du allerdings stets intern prüfen, um eine fortlaufende Qualität garantieren zu können.

4. Talentakquise

Illustration von sweetkina

Die Suche nach den passenden Mitarbeitern kann langwierig sein – doch der Aufwand lohnt sich. Ohne die Talente in deiner Agentur wäre selbige schließlich nur halb so viel wert.

Wer hier richtig auslagert, spart sich jede Menge Zeit und Nerven. Doch Vorsicht: Ähnlich wie die Büroorganisation gehört auch die Talentakquise zu den prägenden Bereichen deiner Agentur. Überlege dir daher genau, welche Mitarbeiter du künftig in dein Unternehmen aufnehmen möchtest. Das benötigte Profil kannst du anschließend an einen professionellen Vermittler weitergeben oder auf der entsprechenden Plattform hochladen. Sie übernehmen die Suche für dich und liefern dir passende Kandidaten, zwischen denen du dich nur noch entscheiden musst.

Zu den Talenten deiner Agentur gehören neben festen Mitarbeitern aller Sparten auch Hostessen, Models und Schauspieler, die du für unterschiedlichste Projekte buchen kannst. Um die richtige Person für die jeweilige Aufgabe zu finden, solltest du dich an Anbieter wenden, die sich auf bestimmte Talentgruppen spezialisiert haben. Kleine Auswahl gefällig? Voicebunny liefert professionelle Sprecher für einzelne Audioprojekte. Crew united und Designerdock sind die richtigen Adressen für die Suche nach Mitarbeitern aus den Bereichen Film, Fernsehen, Werbung und Digital.

5. Content

Illustration von sweetkina

Content ist King, und daher zeitaufwendig und prägend für die Außenwirkung eines Unternehmens. Kein Wunder also, dass dieser Bereich zum Kerngeschäft vieler Agenturen gehört. Häufig liefert das redaktionelle Department alle erdenklichen Formate – von Blogposts und Pressemitteilungen bis hin zu Gastartikeln und SEO-Optimierungen. Ganz schön viel auf einmal.

Ist dies auch in deiner Agentur der Fall, kann es sich zunächst lohnen, Aufgaben klar voneinander abzugrenzen und Kompetenzen zu identifizieren. Mitarbeiter, die etwa ein Faible für SEO-Optimierungen haben, solltest du verstärkt darauf ansetzen.

Darüber hinaus gilt für guten Agentur-Content: Strategie, Themenfindung und Lektorat sollten unbedingt inhouse abgewickelt werden. Hierfür kann dein Team zum Beispiel auf inspirierende Tools wie answer the public oder Visually zurückgreifen. Andere Bereiche wie das Schreiben und Formatieren kannst du dagegen leicht an Freelancer auslagern, nachdem du sie mit deinem Stil vertraut gemacht hast. Insbesondere kleinere Content-Agenturen liefern oft hochwertige Inhalte zu vernünftigen Preisen.

6. Design

Ob es um ein Logo, eine Website oder ein vollständiges Branding-Paket geht: Das richtige Design kann deine Agentur wie auch die Unternehmen deiner Kunden entscheidend voranbringen. Dafür braucht es allerdings fundiertes Fachwissen und die passende kreative Power. Nur so kann dein Grafik-Department zuverlässig gute Arbeit liefern und auch auf ausgefallene Kundenwünsche reagieren.

Grafik von OrangeCrush für 99designs

Gerade weil der Designbedarf vieler Kunden immer weiter steigt, fehlt es inhouse häufig an Grafikdesign-Kapazität. Es kann also dauern, den passenden Designer für deine Agentur zu finden. Daher splittest du diesen Bereich am besten in drei Teilbereiche auf: Die Ideenfindung, Strategie und Konzeption führst du intern durch. Dann übergibst du die Designarbeit selbst an externe Designer. Im letzten Schritt werden die Entwürfe inhouse in Zusammenarbeit mit dem Designer finalisiert, optimiert und abgenommen.

Erfahrene Freelancer können eine großartige Möglichkeit sein, um dein internes Design-Team zu erweitern. Die entsprechenden Designer findest du über Ausschreibungen, persönliche Empfehlungen oder eine Plattform wie 99designs. Für Agenturen und Kunden mit regelmäßigem Designbedarf bieten wir sogar einen Pro-Service mit individuellem Support an. Dass diese Art der Zusammenarbeit funktioniert, können wir aus erster Hand bestätigen, denn wir selbst greifen immer wieder auf die Community aus Freelance-Designern auf unserer Plattform zurück, wann immer wir Unterstützung für unser internes Kreativ-Team benötigen. So können wir aus der Kreativität einer Vielzahl von Designern schöpfen.

7. Buchhaltung

Illustration von sweetkina

Zugegeben, dieser Bereich gehört nicht zu den kreativsten deiner Agentur. Dabei bilden gerade Bilanzierung, Lohnbuchhaltung sowie Kosten- und Leistungsrechnung das Rückgrat deines Unternehmens. In vielen Agenturen werden sie daher auch inhouse abgewickelt. Das kostet insbesondere am Jahresende häufig Zeit und Nerven – Stichwort „Wo sind denn bloß die Belege aus den vergangenen 12 Monaten?“

Die korrekte Abwicklung der Buchhaltung ist essentiell. Das wissen auch die externen Anbieter auf diesem Gebiet. Umso mehr lohnt sich die Auslagerung an einen erfahrenen Dienstleister. Plattformen wie Fastbill oder lohndirekt etwa bieten einen Rund-um-Service für nahezu jede Firmengröße an. Wer ganz sicher gehen will, lässt seine abgabefertigen Bilanzen zusätzlich von einem internen Buchhalter überprüfen.

Fazit: Outsourcing ist in!

Outsourcing kann deiner Agentur ganz neue Möglichkeiten bescheren – vorausgesetzt natürlich, du beachtest einige Tipps. Wenn du die richtigen Vorbereitungen triffst, deine Kernkompetenzen fest in der Hand behältst und stets ein Auge auf ausgelagerte Bereiche hast, spricht nichts gegen deinen Erfolg durch Outsourcing. Dir fallen weitere Tools und Plattformen ein, mit denen das Outsourcing für Agenturen zum Kinderspiel wird? Ob auf Twitter, in den Kommentaren oder via Facebook – wir freuen uns auf deine Empfehlungen.

Du hast regelmäßigen Designbedarf und suchst Unterstützung? Erfahre mehr über 99designs Pro für Agenturen!